3 خطوات بسيطة ليكون بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا

عندما تعمل من المنزل أو حتى من الشركة ، و لك بريد إلكتروني تتلقى من خلاله الطلبات و الاستفسارات و ملاحظات العملاء ، فإنه يصعب جدا إدارة الرسائل الواردة و التعامل معها بسرعة كبيرة ، خصوصا إذا كنت تتلقى الكثير من الطلبات و رسائل الشكر و حتى النقد و الملاحظات المختلفة

بريدك مليئ بالرسائل الواردة المقروءة و غير المقروءة, دعني أمد إليك يد المساعدة لجعل بريدك الإلكتروني الوارد نظيفا و رائعا.


1- راقب باستمرار بريدك و حاول الرد سريعا

إذا كنت تستطيع الرد على رسالة واردة في أقل من دقيقتين فهذا جيد ، و رغم أن هناك الكثير من الأسباب التي تجعل إدارة الرسائل الواردة صعب في ظل العمل ، فمن الحكمة عند التوقف عن العمل لعشرة دقائق مثلا أن تستثمرها في الرد على رسائل الأخرين و قراءتها. من الصعب جدا أن تفعل ذلك لكن عليك اتباع استراتيجية الدقيقتين والتي تقوم بها في أي لحظة من وقت عملك.

2- حذف ، مسح ، إزالة

عندما تنتهي من رسالة و تجيب عن الأسئلة و الاستفسارات الموجودة بها ، لماذا تتركها ؟ هناك الكثيرين ممن يتركونها من أجل الخوف من احتياجها مستقبلا ، و الحقيقة تقول العكس, عندما تنتهي من رسالة ما فمن الأفضل حذفها, ما كنت تود قوله للمرسل تم إرساله و في حالة خوفك من أن تحتاج إلى نفس الرسالة في المحادثة المقبلة معه فمن الأفضل أخدها إلى الأرشيف و تنظيم هذا الأخير خصص ملفا لرسائل العمل الضرورية و هكذا لبقية أنواع الرسائل الضرورية التي تتلقاها, المهم الهدف أن يكون البريد الوارد فارغا كي تدير بشكل افضل الرسائل الإلكترونية الواردة.

3- تنظيم إدارة الرسائل بالشكل المطلوب

ربما الإطلاع على رسائل البريد كل لحظة أو بعد كل مدة معينة يعد أمرا مرهقا و مكلفا للوقت أيضا ، المطلوب أن تحدد ساعة في اليوم للقيام بذلك ، و يمكنك تقسيم ساعة على 3 مرات منها الثامنة صباحا و الثانية عشر ظهرا إضافة في وقت الخروج من العمل . على الأقل سيجعلك ذلك تشعر براحة أكبر و تدير رسائل البريد بشكل افضل و ترد على العملاء و الاصدقاء بشكل اسرع .

المصدر
theselfemployed

موقع كل يوم معلومة، معلومة جديدة ، كل يوم معلومة طبية ، اسلاميات ، ابتكارات ، ادم وحواء ، تنمية بشرية،تطوير الذات،المطبخ،انفوجرافيك،حول العالم،عجائب وغرائب ،علوم وتكنولوجيا،كمبيوتر ،انترنت ، شخصيات ومشاهير ، صحة وجمال ، عالم الحيوانات ، قصص وعبر، موقع طبي ، صحة المرأة ، كل يوم معلومة تهمك ،معلومة مفيدة ، معلومة غريبة ، معلومة دينية ، معلومة طبية ، معلومة ، معلومة طبية ، معلومة تهمك ، ثقف نفسك ، موقع ثقف نفسك ، معلومات عامه ، معلومات غريبة ، معلومات تهمك ، معلومات عامة ، توب 10 ، معلومات عامة مفيدة ، معلومات طبية عامة ، معلومات ثقافية عامة